Gestão de Documentos Físicos: Boas Práticas para Empresas Evitarem Multas e Sanções

A gestão eficaz de documentos físicos é fundamental para a saúde administrativa e jurídica de uma empresa. Embora a digitalização tenha se tornado uma tendência cada vez mais comum, muitos negócios ainda precisam lidar com um grande volume de documentos em papel, desde contratos até registros fiscais e trabalhistas. Quando mal organizados, esses arquivos podem trazer sérios problemas jurídicos, incluindo multas e sanções por não conformidade com a legislação.

Mas, se você quiser saber quais são as melhores práticas para organizar e arquivar documentos físicos, garantindo que sua empresa esteja conforme a legislação vigente e protegida contra riscos jurídicos… fica aqui e faça a leitura.

A legislação brasileira estabelece prazos específicos para a guarda de documentos físicos, variando de acordo com o tipo de documento e o setor de atuação da empresa. A não observância desses prazos pode resultar em penalidades severas.

Algumas tipologias documentais possuem particularidades. E estas devem ser mantidas para que não haja problemas futuros. Confira abaixo o que a legislação diz para cada um deles:

Documentos Fiscais: A Lei nº 9.430/1996 impõe que documentos fiscais e contábeis sejam guardados por um período mínimo de 5 anos, prazo este que corresponde ao tempo em que a Receita Federal pode auditar as atividades da empresa.

Contratos e Acordos Comerciais: Geralmente, contratos comerciais precisam ser armazenados enquanto estiverem em vigor e até que todos os direitos e obrigações decorrentes do documento tenham sido prescritos, prazo que pode ser de até 10 anos.

Manter-se informado sobre os prazos de prescrição de cada tipo de documento é crucial para evitar sanções e garantir que a empresa esteja preparada para possíveis auditorias ou processos.

Lembramos que a gestão inadequada de documentos físicos pode acarretar multas, sanções e até mesmo ações judiciais contra a empresa. Seguir as boas práticas de organização, armazenamento, retenção e descarte de documentos garante a conformidade com a legislação e reduz os riscos operacionais e jurídicos.

Para evitar essas complicações e garantir que sua empresa esteja sempre dentro da lei, entre em contato com nosso escritório.